Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de son travail.
Les indemnités versées pour les frais professionnels n’ont pas la nature de salaire et ne sont donc pas en principe soumises à charges.
Mais il incombe à l’employeur de justifier de l’utilisation effective des indemnités pour frais professionnels conformément à leur objet pour pouvoir prétendre à l’exonération des cotisations sociales, de CSG CRDS et d’IR.
L’employeur doit rembourser les frais professionnels mais il a le choix de les indemniser :
. soit sous forme de dépenses réellement engagées;
NB : Pour 3 types de frais, « le remboursement s’effectue obligation sur la base des dépenses réellement engagées ». Il s’agit :
- des frais de déménagement exposés par le salarié;
- des frais des salariés mutés temporairement ou non par les entreprises étrangères et qui ne bénéficient pas du règlement CEE n° 1408/71 ou d’une convention bilatérale de sécurité sociale ainsi que les frais des salariés d’entreprises françaises détachés à l’étranger qui continuent de relever du régime général;
- des frais des salariés mutés temporairement ou non de la métropole vers les TOM et inversement ou de l’un de ces territoires vers un autre.
. soit sous forme d’allocations forfaitaires - à l’exception des 3 catégories ci-dessus - à condition qu’elles n’excèdent pas certains montants fixés par arrêté tous les ans.
Si les forfaits sont inférieurs ou égaux au barème de l’administration : la déduction des allocations est acceptée dès lors que les circonstances de fait sont établies car elles sont réputées avoir été utilisées conformément à leur objet et sont exclues de l’assiette des cotisations.
Si les forfaits sont supérieurs au barème de l’administration:
. le différentiel devra être réintégré dans l’assiette des cotisations dans le cas où « les circonstances de fait sont établies » mais que l’employeur ne fournit pas de justificatifs ;
. si les circonstances de fait sont établies et si l’employeur dispose des justificatifs, l’intégralité de l’allocation pour frais sera exonérée de cotisations ;
. si les circonstances de fait ne sont pas établies, l’intégralité de l’allocation sera soumise à cotisations.
Les forfaits sont déterminés par l’Urssaf (www.urssaf.fr)